Wie mag een kopie maken van mijn identiteitsbewijs?

Regelmatig vraagt een bedrijf of organisatie om een kopie van je identiteitsbewijs. Mag dit zomaar? Wat zijn de regels hiervoor en waar doe je verstandig aan?
 

Regels en wetgeving

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gelden er strikte regels voor het gebruik en kopiëren van een identiteitsbewijs. Hierbij is het uitgangspunt dat een organisatie alleen een kopie mag maken als daartoe een wettelijke verplichting is. Als deze verplichting er niet is, mag een organisatie je identiteitsbewijs enkel inzien en de gegevens overnemen die noodzakelijk zijn voor het doel. Als het niet anders kan mag een organisatie verzoeken om een beschermde kopie van het identiteitsbewijs, maar de organisatie moet hierbij wel de noodzaak kunnen onderbouwen. In dat geval dekt u (minimaal) uw BSN en pasfoto af, bijvoorbeeld met PassProtect.

Wie mag wel een (volledige) kopie vragen?

Bepaalde organisaties, zoals banken, verzekeraars en notarissen, zijn vanuit wetten zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit betekent dat ze om een kopie van je identiteitsbewijs, inclusief het burgerservicenummer (BSN) en pasfoto kunnen vragen. Ook werkgevers zijn verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers te maken en te bewaren in het personeelsdossier.

Wat mag wel en wat mag niet?

• Inzien is de regel: In de meeste gevallen is het tonen van je identiteitsbewijs voldoende. Een zorgaanbieder mag bijvoorbeeld je identiteitsbewijs vragen om je BSN te controleren, maar mag geen kopie maken. Hotels en campings mogen alleen enkele gegevens, zoals je naam en documentnummer, noteren.
• Kopiëren is de uitzondering: Kopiëren mag alleen als er een wettelijke plicht is. Zonder deze plicht mag een organisatie enkel om een afgeschermde kopie vragen als het niet anders kan. Op zo'n kopie moet je zelf je pasfoto en BSN onleesbaar maken, bijvoorbeeld met de KopieID-app van de Rijksoverheid of PassProtect.
• Wat is een 'schone' kopie? Sommige organisaties die wel een wettelijke plicht hebben, mogen een volledige kopie vragen. Hierop zijn dus je BSN en pasfoto zichtbaar. Kijk op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie hierover.

Bewaren en beveiligen

Organisaties die een kopie van je identiteitsbewijs bewaren moeten dit op een veilige manier doen. Daarbij mogen deze kopieën niet langer worden bewaard dan nodig is. Een werkgever moet de kopie bijvoorbeeld bewaren tot vijf jaar na het einde van het dienstverband. Na deze termijn moet de kopie worden vernietigd om het risico op identiteitsfraude te verminderen.

Meer informatie

Op PassProtect.nl vind je in de rubrieken FAQ en Informatie meer tips en inlichtingen over identiteitsfraude en het voorkomen ervan. Hiernaast vind je hier links naar (overheids)websites hierover.


Voorkom identiteitsfraude en bestel uw PassProtect voor het paspoort, identiteitskaart of rijbewijs eenvoudig hier: bestellen

Hoe maak je een kopie van je identiteitsbewijs en bewaar je deze veilig, lees onze tips hier: Voorkom identiteitsfraude met PassProtect